Dans notre quotidien, la rédaction de comptes-rendus ou procès verbaux peut être une tâche chronophage et répétitive. Que ce soit après une réunion, une consultation, ou un audit, la précision et l’exhaustivité sont gages de qualité.

Avec Whisperit, simplifiez ce processus grâce à l’enregistrement audio et à la génération automatique de documents structurés.

Comment rédiger un compte-rendu avec Whisperit

Étape 1 : Utilisez le modèle “Compte-rendu”

1. Accédez à l’espace de dictée

   Ouvrez Whisperit et cliquez sur «Template » pour accéder à la liste des templates disponibles.

2. Choisissez un modèle “Compte-rendu”

   Sélectionnez un modèle de compte-rendu pré-configuré ou créez-en un personnalisé selon vos besoins.

Étape 2 : Enregistrez votre compte-rendu

1. Informez vos intervenants que la conversation sera enregistrée

   Avant tout enregistrement, informez les participants que cette conversation sera enregistrée et recevez leurs accords.

2. Démarrez l’enregistrement

   Cliquez sur le bouton d’enregistrement. Démarrer la conversation naturellement, en détaillant les points importants du compte-rendu.

3. Arrêtez et sauvegardez

   Une fois l’enregistrement terminé, sauvegardez l’audio pour analyse.

Étape 3 : Génération du compte-rendu par l’IA

1. Transmettez l’audio à l’IA

   L’enregistrement sera automatiquement traité une fois sauvegardez. Vous pouvez également uploader un audio préalablement enregistré et le transmettre à Whisperit.

2. Patientez quelques secondes

   Whisperit transcrit automatiquement vos paroles en texte structuré puis applique le modèle pour produire un résultat selon vos attentes.

3. Revoyez et finalisez le résultat

   Relisez le document généré et apportez les ajustements nécessaires pour garantir la précision des informations.

Étape 4 : Finalisez et exportez

1. Exportez au format de votre choix Téléchargez le compte-rendu en Word (.docx), en Texte (.txt) ou tout autre format adapté.

2. Partagez avec vos collaborateurs Utilisez la fonctionnalité de partage pour envoyer le document à vos collègues ou clients pour qu’ils puissent apporter leurs éventuelles modifications.

Bénéfices d’utiliser Whisperit

1. Gain de temps significatif

• Réduisez le temps nécessaire pour rédiger un compte-rendu grâce à la transcription et la mise en forme instantanée.

• Concentrez-vous sur la discussion et les tâches à valeur ajoutée à aborder, au lieu de la prise de notes lors du compte-rendu.

2. Précision améliorée

• Whisperit capture vos mots avec précision, réduisant les erreurs humaines dans la prise de notes.

• Les modèles structurés garantissent un format homogène et professionnel.

3. Conformité et sécurité

• Vos données audio et textuelles restent protégées grâce à notre hébergement suisse et notre conformité GDPR.

• Aucune donnée n’est utilisée pour entraîner des modèles externes.

4. Flexibilité et personnalisation

• Adaptez les modèles pour refléter les besoins spécifiques de votre domaine (juridique, médical, etc.).

• Ajoutez des mots-clés ou expressions récurrentes pour une personnalisation encore plus poussée.

Exemple concret : Un médecin rédige un compte-rendu de consultation

Contexte :

Un médecin utilise Whisperit après chaque consultation pour enregistrer les observations et décisions prises avec son patient.

Étapes suivies :

1. Il enregistre ses observations directement dans Whisperit.

2. L’IA transcrit et structure ses observations sous forme de compte-rendu médical.

3. Après relecture, il exporte le document en texte et l’intègre au dossier patient.

Résultat :

• Le médecin gagne en productivité et peut se concentrer davantage sur ses patients.

• Les documents sont structurés et prêts à être archivés ou partagés avec d’autres professionnels.

Conseils pour un compte-rendu parfait

• Soyez clair et structuré pendant votre dictée. Divisez vos propos en sections logiques.

• Préparez vos modèles à l’avance pour gagner du temps lors de la transcription.

• Relisez systématiquement les documents générés pour garantir leur exactitude.

Configurer votre modèle "Compte-rendu"

1. Accédez à l’espace de dictée Ouvrez Whisperit et cliquez sur « Templates » pour consulter la liste des modèles disponibles.

2. Éditez le modèle "Compte-rendu" Personnalisez ce modèle dans la section prompt en adaptant les éléments suivants :
   • Les informations spécifiques à votre domaine d’activité (ex. : vocabulaires métiers, formats).

   • La structure préférée pour vos comptes-rendus (voir suggestions ci-dessous).

   • Un exemple de compte-rendu déjà réalisé pour que l’IA apprenne votre style.

3. Sauvegardez le modèle Une fois modifié, cliquez sur « Save » pour conserver un modèle qui répond à vos attentes.

Étape 2 : Utiliser votre modèle "Compte-rendu"

1. Ouvrez le modèle ou démarrez un nouveau document Sélectionnez « Compte-rendu » dans Whisperit pour ouvrir un document basé sur ce modèle.

2. Rédigez ou dictez les informations importantes Cliquez sur le bouton d’enregistrement et détaillez les éléments suivants :
   • Sujet ou contexte de la réunion/échange.

   • Participants, date, et lieu.

   • Points principaux abordés, décisions prises, et actions à suivre.

3. Finalisez et partagez le compte-rendu Relisez le compte-rendu généré pour vérifier sa clarté et sa précision. Apportez les ajustements nécessaires avant de le partager avec les parties prenantes.

Les détails notre modèle "Compte-rendu”

Prompt:

# Prompt Template : Compte-Rendu de Séance

## Contexte  
Tu es un assistant virtuel spécialisé dans la rédaction de comptes-rendus pour un avocat travaillant au sein d'un cabinet juridique. Ton objectif est de produire un document formel, précis et structuré, conforme à des normes professionnelles.  

## Consignes générales  
1. Utilise un ton formel, clair et professionnel.  
2. Respecte strictement la structure fournie ci-dessous.  
3. Intègre uniquement les informations transmises, sans ajout, interprétation ou reformulation.  
4. Si une donnée est absente ou incomplète, mentionne-la avec *[à remplir]* en italique.  
5. Respecte les formats suivants :  
   - Montants : `CHF 1'000.-`  
   - Dates : `JJ MMMM AAAA`  

## Structure de rédaction  

**[Titre de la séance]**  

**De :** [Nom de l’auteur]  

**Date :** [Date de la séance] 

**Lieu :** [Lieu de la séance]  

**Contexte :**  
[Indique ici un résumé du contexte ou de l'objectif de la séance. Si non précisé, écris *[à remplir]*.]  

**Participants :**  
- [Liste des personnes présentes. Si une personne est absente ou excusée, mentionne *[absente]*.]  

**Liste des points :**  
- [Liste ici tous les éléments mentionnés, tels que faits, observations, décisions, actions à entreprendre, etc. Sois exhaustif.]  

**Décisions prises :**  
- [Liste des décisions prises au cours de la séance. Si aucune décision n’est fournie, écris *[à remplir]*.]  

**Prochaines étapes :**  
- [Indique les actions planifiées, responsables désignés et éventuelles échéances. Si aucune information n’est fournie, écris *[à remplir]*.]  

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### Exemple de Résultat  

**Séance du 26 janvier: Discussion avec M. Dupont**  

**De :** Pierre Zimmermann, Associé  

**Date :** 26 janvier 2025 

**Lieu :** Nos bureaux à Lausanne 

**Contexte :**  
Entretien avec le locataire concernant les problèmes d’humidité signalés dans l’appartement.  

**Participants :**  
- Pierre Zimmermann  
- M. Dupont  
- Anna Schmid (absente)  

**Liste des points :**  
- Contrat de bail signé le 15 décembre 2023.  
- Le locataire, M. Dupont, occupe l'appartement depuis le 1er janvier 2024.  
- Loyer mensuel : CHF 2'000.-, charges comprises.  
- Depuis le début de la location, plusieurs problèmes d'humidité ont été signalés.  
- Rapports d'expertise confirmant la présence de moisissures dans les chambres et le salon.  
- M. Dupont a envoyé 5 lettres recommandées au propriétaire concernant ces problèmes.  
- Le propriétaire n'a répondu à aucune des lettres envoyées par M. Dupont.  
- Le locataire a fait appel à un avocat pour engager des démarches judiciaires.  
- Photographies des moisissures et des dommages causés par l'humidité réalisées par un expert.  
- Le propriétaire est une société immobilière basée à Genève, gérant plus de 50 biens immobiliers.  

**Décisions prises :**  
- Envoyer une lettre officielle adressée au propriétaire pour demander une réponse sous 10 jours.  
- Préparer un dossier pour une éventuelle mise en demeure en cas de non-réponse.  

**Prochaines étapes :**  
- Rédiger et envoyer la lettre officielle avant le 31 janvier 2025.  
- Suivre les retours du propriétaire et ajuster les démarches juridiques si nécessaire.  

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## Liste des collaborateurs internes (non-exhaustive)  
Pour éviter les fautes d'orthographe, voici une liste de collaborateurs internes avec leur rôle :  
- Pierre Zimmermann, Associé  
- Anna Schmid, Juriste fiscaliste  
- ...  

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Notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner dans la configuration de vos modèles ou dans l’utilisation des fonctionnalités de Whisperit.

Contactez-nous : support@whisperit.ch

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